tornado sem efeito pelo DECRETO nº 2.322-N, DE 05 DE DEZEMBRO DE 2025
DECRETO Nº 2.291-N,
DE 1° DE OUTUBRO DE 2025
IMPLEMENTA O SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS ELETRÔNICOS (E-DOCS) NO PODER EXECUTIVO DO MUNICÍPIO DE ALFREDO CHAVES/ES.
O
PREFEITO MUNICIPAL DE ALFREDO CHAVES, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no cumprimento de suas atribuições
legais, em especial as encartadas no artigo
45, inciso V da Lei Orgânica do Município de Alfredo Chaves
e
CONSIDERANDO a necessidade de aumentar a
eficiência e transparência dos processos administrativos; e
CONSIDERANDO as disposições do Decreto 2286-N, de 29 de setembro de 2025 que dispõe
sobre o uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo no
âmbito dos órgãos e das entidades do Poder Executivo Municipal; decreta:
Art. 1º Fica
implementado o Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos
(e-Docs), originário do Poder Executivo do Estado do Espírito Santo, no âmbito dos
órgãos e das entidades do Poder Executivo Municipal.
Art. 2º O e-Docs é um sistema
corporativo de gestão de documentos arquivísticos eletrônicos, que contempla os
procedimentos de autuação, captura, despacho, tramitação, classificação,
temporalidade, arquivamento e destinação final.
Parágrafo único. A gestão municipal do sistema
e-Docs ficará a cargo da Secretaria Municipal de Administração, supervisionada
pelo Poder Executivo do Estado do Espírito Santo, por intermédio da Secretaria
de Estado de Gestão e Recursos Humanos (SEGER).
Art. 3º Para o disposto neste Decreto
consideram-se as seguintes definições:
I - Sistema de
Recursos Humanos Municipal: é uma ferramenta de administração utilizada
para gestão do pessoal no âmbito do Poder Executivo Municipal.
II - Plano de Classificação de Documentos (PCD): Esquema de
distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento
específicos, elaborado a partir do estudo da estrutura e funções de uma
instituição e da análise dos arquivos por ela produzidos.
III - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): Instrumento
de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos,
condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento e eliminação
de documentos.
IV - Documento Arquivístico: Conjunto de documentos avulsos
e processos administrativos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
V - Unidades Organizacionais: Áreas e setores, inseridos na
estrutura formal do organograma do município, que despacham ou tramitam
documentos arquivísticos.
VI - Processo Administrativo: Conjunto de atos
administrativos sucessivos e conectados, praticado pela Administração Pública
com o objetivo de satisfazer determinadas finalidades de interesse público.
VII - Documento Avulso: Documento produzido ou recebido por
órgãos públicos que necessita de rastreabilidade e pode vir a ser vinculado ou
não a um processo administrativo.
Art. 4º Os órgãos e entidades do Poder
Executivo Municipal utilizarão o sistema e-Docs para autuar, despachar e
tramitar documentos arquivísticos por meio eletrônico.
Art. 5º Os órgãos e entidades do Poder
Executivo Municipal deverão indicar à Secretaria
Municipal de Administração no mínimo, 02 (dois) servidores que serão os
pontos focais para as ações de implantação e manutenção do sistema e-Docs, que
deverão ser repassados à Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos
(SEGER) e ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES).
Art. 6º Os órgãos e entidades do Poder
Executivo Municipal deverão elaborar ou revisar o seu Plano de Classificação de
Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos referentes às atividades
finalísticas, anualmente e encaminhá-los ao setor competente para análise e
aprovação.
Parágrafo único. O município será responsável
por inserir as informações do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de
Temporalidade de Documentos no sistema e-Docs.
Art. 7º A Secretaria Municipal de
Administração, deverá manter atualizados no Sistema de Recursos Humanos
Municipal:
I - Nome e sigla de todas as Unidades Organizacionais
vigentes no órgão ou entidade do poder Executivo Municipal;
II - Cargo/função dos servidores públicos municipais em
suas respectivas Unidades Organizacionais;
III - Responsável por cada Unidade Organizacional no
município.
Art. 8º Este Decreto entra em vigor na
data de sua publicação.
Alfredo Chaves/ES,
1° de outubro de 2025.
HUGO
LUIZ PICOLI MENEGHEL
PREFEITO
MUNICIPAL
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Alfredo Chaves.