tornado sem efeito pelo DECRETO nº 2.322-N, DE
05 DE DEZEMBRO DE 2025
DECRETO Nº 2.286 -N, DE 29 DE SETEMBRO DE 2025
DISPÕE SOBRE O USO DO MEIO ELETRÔNICO PARA A INTERAÇÃO DO CIDADÃO COM O MUNICÍPIO DE ALFREDO CHAVES E A AUTUAÇÃO E TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS NO ÂMBITO DO PODER EXECUTIVO MUNICIPAL.
O PREFEITO
MUNICIPAL DE ALFREDO CHAVES, ESTADO
DO ESPÍRITO SANTO, no cumprimento de suas atribuições legais, em especial
as encartadas no artigo 45, inciso
V da Lei Orgânica
do Município de Alfredo Chaves
e decreta:
Art. 1º Fica estabelecido o uso do meio
eletrônico para a realização de processo administrativo no âmbito do Poder
Executivo Municipal.
Art. 2º A implementação das medidas
instituídas por este Decreto visa:
I - Assegurar a eficiência, a eficácia e a
efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações,
impactos e resultados;
II - Promover a utilização de meios eletrônicos
para a realização de processos administrativos com segurança, transparência e
economicidade;
III - Ampliar a sustentabilidade ambiental, com
o uso da tecnologia da informação e da comunicação;
IV - Facilitar o acesso do cidadão às instâncias
administrativas; e
V - Criar normas e dispositivos que garantam o
cumprimento da Lei Federal nº 13.726, de 08 de outubro de 2018, e racionalizem
atos e procedimentos administrativos.
Art. 3º Para o disposto neste Decreto,
consideram-se as seguintes definições:
I - Documento – unidade de registro de informações,
independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II - Documento digital – informação registrada,
codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema
computacional, podendo ser:
a) Documento nato-digital – documento criado
originariamente em meio eletrônico; e
b) Documento digitalizado – documento obtido
a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel
representação em código digital;
III - Processo administrativo eletrônico –
aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados por meio
eletrônico;
IV - Assinatura eletrônica – as seguintes formas
de identificação inequívoca do signatário:
a) Assinatura digital baseada em certificado
digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de lei
específica; ou
b) Mediante cadastro de usuário junto ao Poder
Executivo, conforme disciplinado pelos respectivos órgãos.
V - Sistema de processo eletrônico – sistema
informatizado, que permite o gerenciamento, trâmite e o controle de
informações, fluxos de trabalho e operações digitais relacionados a atos
processuais e outras rotinas do Poder Executivo.
VI - Operação eletrônica – toda operação
realizada por alguém no sistema de processo eletrônico, podendo ter ou não um
documento envolvido.
VII - e-Docs – Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos
Eletrônicos desenvolvido pelo Governo do Estado do Espírito Santo.
Art. 4º Em atendimento ao disposto neste
Decreto, os órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal utilizarão sistema
de processo eletrônico para a gestão e o trâmite de processos administrativos e
informações em meio eletrônico, bem como para receber, gerenciar e controlar as
operações eletrônicas oriundas de sua relação com outros órgãos e entidades da
Administração Pública e com o cidadão.
Art. 5º Nos processos administrativos
eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados por meio do sistema de
processo eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável
ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cujo prolongamento cause
danos relevantes à celeridade do processo.
Parágrafo único. No caso das exceções previstas
no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras
aplicáveis aos processos documentados em meio físico, impressos em papel, desde
que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado, conforme
procedimento previsto no artigo 12.
Art. 6º A autoria, a autenticidade e a
integridade dos documentos e da assinatura nos processos administrativos
eletrônicos poderão ser obtidas por meio de certificado digital, emitido no
âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
§ 1º O disposto no caput não obsta a
utilização de outro meio de comprovação da autoria e da integridade de
documentos em forma eletrônica, inclusive os que adotem a identificação por
meio de nome de usuário e senha.
§ 2º O disposto neste artigo não se aplica
a situações que permitam identificação simplificada do interessado ou a
hipóteses legais de anonimato.
Art. 7º As transações em meio
eletrônico, sendo elas atos processuais ou não, consideram-se realizadas no dia
e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo
administrativo eletrônico do órgão ou da entidade, o qual deverá fornecer recibo
eletrônico de protocolo que as identifique.
§ 1º Quando as transações tiverem que
ser praticadas em determinado prazo, por meio do sistema eletrônico, serão
consideradas tempestivas as efetivadas, salvo disposição em contrário, até as
vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no
horário oficial de Brasília.
Art. 8º O acesso à íntegra do processo,
para vista pessoal do interessado, irá ocorrer em meio eletrônico por
intermédio da disponibilização do sistema informatizado de gestão, a que se
refere o art. 4º, ou por cópia do documento ou processo, somente em meio eletrônico.
Parágrafo único. Salvo nas hipóteses previstas em
lei, o documento digitalizado e juntado em processo eletrônico somente estará
disponível para acesso, por meio da rede mundial de computadores, para a parte
interessada, desde que esteja devidamente credenciado/cadastrado junto ao órgão
competente na forma do regulamento.
Art. 9º A classificação da informação,
quanto ao grau de sigilo e à limitação do acesso aos servidores autorizados e
aos interessados no processo, observará os termos da Lei Federal nº 12.527, de
18 de novembro de 2011, e da legislação municipal eventualmente aplicável.
Art. 10 Os documentos nato-digitais e
aqueles assinados eletronicamente, na forma do art. 6º deste Decreto, serão
considerados originais para os órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal
nas relações do Município com o cidadão em âmbito administrativo, sendo que o
valor legal e probante destes documentos só estará assegurado até os limites e
nos termos da legislação vigente.
Art. 11 O interessado poderá enviar
eletronicamente documentos em formato digital para juntada aos autos, estando
eles assinados digitalmente ou não.
§ 1º O teor e a integridade dos
documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá
nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º Os documentos digitalizados,
enviados pelo interessado, que não estejam assinados digitalmente na forma do
art. 6º terão valor de cópia simples.
§ 3º A apresentação da versão original
do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir
ou nas hipóteses previstas nos artigos 13 e 14.
Art. 12 A digitalização de documentos
recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo
Municipal deverá observar a integridade do documento digitalizado, havendo a
presunção de boa-fé dos servidores.
§ 1º Os documentos resultantes da
digitalização de originais serão considerados cópias autenticadas
administrativamente.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em
cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão
valor de cópia simples.
§ 3º Quando do recebimento de documentos
originais no setor de protocolo físico ou atendimento presencial, conforme
definido pela Secretaria Municipal de Administração, a administração municipal
poderá:
I - Proceder a digitalização imediata do
documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II - Determinar que a protocolização de
documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o
protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento
original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua
digitalização;
III - receber o documento em meio físico,
impresso em papel, para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos impressos recebidos em papel,
sejam originais ou cópias autenticadas em cartório, devem ser devolvidos
preferencialmente ao interessado ou ser mantidos sob a guarda dos órgãos e
entidades do Poder Executivo Municipal, nos termos da sua tabela de
temporalidade e destinação;
b) os documentos impressos recebidos em papel,
sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples, podem ser
descartados após sua digitalização, nos termos do caput e dos §§ 1º e 2º.
§ 4º Na hipótese de ser impossível
ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob a guarda dos
órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal e será admitido o trâmite do
processo de forma híbrida, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade.
Art. 13 Impugnada a integridade do
documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de
adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do mesmo.
Art. 14 A administração poderá exigir, a
seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no
processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos
e entidades ou do enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 15 Deverão ser associados elementos
descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim
de apoiar sua identificação, sua indexação, sua presunção de autenticidade, sua
preservação e sua interoperabilidade na forma do regulamento.
Art. 16 Os documentos que integram os
processos administrativos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de
acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação
adotadas pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal, conforme a
legislação arquivística em vigor.
§ 1º A eliminação de documentos
digitais deve seguir as diretrizes previstas na legislação.
§ 2º Os documentos digitais e
processos administrativos eletrônicos, cuja atividade já tenha sido encerrada e
que estejam aguardando o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final,
poderão ser transferidos para uma área de armazenamento específica, sob o
controle da Secretaria Munucipal de Administração que ficará responsável pela
guarda, a fim de garantir a preservação, a segurança e o acesso pelo tempo
necessário.
Art. 17 A definição dos formatos de
arquivo dos documentos digitais deverá obedecer às políticas e diretrizes
estabelecidas nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (ePING)
ou pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), além de oferecer as melhores
expectativas de garantia em relação ao acesso e à preservação.
Parágrafo único. Para os casos ainda não
contemplados nos padrões mencionados no caput, deverão ser adotados formatos
interoperáveis, normatizados, independentes de plataforma tecnológica e
amplamente utilizados.
Art. 18 Para os processos administrativos
eletrônicos regidos por este Decreto, deverá ser observado o prazo definido na
legislação para a manifestação dos interessados e para a decisão do
administrador.
Art. 19 Cabe à Secretaria Municipal de
Administração, em comum acordo com o Gabinete do Prefeito, quando
necessário, editar normas complementares a este Decreto.
Art. 20 O uso de sistema de processo
eletrônico deverá ser implementado no prazo de 02 (dois) anos, contado da data
de publicação deste Decreto.
Art. 21 Serão admitidas a manutenção e a
continuidade de tramitação em meio físico dos processos administrativos
originados antes da implantação do sistema de processo eletrônico, assim como a
migração destes de forma gradual, atendendo a critérios de conveniência,
oportunidade e principalmente de economicidade.
Art. 24 Este
Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Alfredo Chaves/ES,
29 de setembro de 2025.
HUGO
LUIZ PICOLI MENEGHEL
PREFEITO
MUNICIPAL
Este texto não substitui o
original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal
de Alfredo Chaves.